Kundenempfang · Besucherinformation

Besucherinformationen für Empfang und Wartebereich gestalten

Beginnen Sie mit dem Weg Ihrer Besucher. Diese Anleitung zeigt, wie aus allgemeinen Werbetexten klare Hinweise für Anmeldung, Vorbereitung und Wartezeit werden.

SUISSE-VIDEO · 5. Oktober 2026 · ca. 4 Minuten

1. Den Weg vom Eingang zum Warteplatz prüfen

Gehen Sie den Weg einer Person ab, die Ihren Betrieb noch nicht kennt. Ist der Empfang erkennbar? Wo erfolgt die Anmeldung? Wo wartet sie danach? Notieren Sie die Fragen, die Ihr Team häufig beantworten muss. Wählen Sie wenige Hinweise, die an diesem Ort tatsächlich helfen, statt das gesamte Leistungsangebot zu zeigen.

2. Anweisungen mit dem tatsächlichen Ablauf abstimmen

Klären Sie mit dem Empfangsteam, was nach der Ankunft passiert. Schreiben Sie eine konkrete Handlung mit Ort, etwa „Bitte zuerst am Empfang anmelden. Danach nehmen Sie im Wartebereich Platz“. Wenn Termine unterschiedlich ablaufen, unterscheiden Sie die Hinweise oder verweisen Sie auf das Team. Bei Abwesenheit des Empfangs muss der genannte Kontaktweg funktionieren.

3. Vorbereitung und Wartezeit sachlich beschreiben

Nennen Sie benötigte Unterlagen nur für die Termine, auf die sich die Anzeige bezieht. Vermeiden Sie Aufforderungen, vertrauliche Dokumente offen bereitzulegen. Verzichten Sie auf genaue Wartezeitversprechen ohne verlässliche Grundlage. Ein Hinweis wie „Bei Fragen zu Ihrem Termin wenden Sie sich bitte an den Empfang“ gibt einen klaren nächsten Schritt, ohne eine individuelle Auskunft vorwegzunehmen.

Vorher und nachher: fiktives Beratungszentrum Dialog

Thema	Zu allgemein	Hilfreicher Hinweis
Ankunft	Willkommen bei Ihrem kompetenten Partner	Bitte zuerst am Empfang anmelden
Nach der Anmeldung	Wir kümmern uns um Sie	Bitte nehmen Sie nach der Anmeldung im Wartebereich Platz
Unterlagen	Gut vorbereitet zum Termin	Für vereinbarte Beratungstermine: die in Ihrer Bestätigung genannten Unterlagen mitbringen
Fragen	Ihr Termin ist uns wichtig	Bei Fragen zum Ablauf wenden Sie sich bitte an den Empfang

Fiktiver Betrieb und beispielhafter Ablauf. Die Hinweise müssen an die tatsächliche Anmeldung und Terminorganisation angepasst werden.

4. Inhalte für den Wartebereich vorbereiten

Zeigen Sie kurze Informationen zum Ablauf oder erläutern Sie eine passende Leistung mit einem konkreten Beispiel. Verwenden Sie Videos, die auch ohne Ton verständlich sind, und vermeiden Sie eine Lautstärke, die Gespräche erschwert. Persönliche Besucherdaten oder individuelle Terminangaben gehören nicht auf diese allgemeine Anzeige. Das Beispiel setzt keine Verbindung zu einem Termin- oder Aufrufsystem voraus.

5. Anzeige planen und mit Besuchern testen

Bereiten Sie Inhalte in SUISSE-VIDEO vor und prüfen Sie den Wechsel am vorgesehenen Gerät. Wesentliche Anmeldehinweise müssen auch für kurz ankommende Besucher leicht zugänglich bleiben, etwa zusätzlich durch eine feste Beschilderung. Lassen Sie eine Person ohne Vorwissen Anmeldung und nächsten Schritt erklären. Prüfen Sie die Lesbarkeit im Sitzen, nötige Sprachfassungen und abweichende Öffnungszeiten. Benennen Sie eine zuständige Person für Änderungen.

Checkliste für Empfang und Wartebereich

Der Anmeldeort ist eindeutig genannt.
Der nächste Schritt entspricht dem tatsächlichen Ablauf.
Hinweise zu Unterlagen passen zum jeweiligen Termin.
Es gibt keine unbestätigten Wartezeitversprechen.
Informationen sind auch ohne Ton verständlich und enthalten keine persönlichen Besucherdaten.
Lesbarkeit, Sprachfassungen und Zuständigkeit sind geprüft.

Die Häkchen dienen Ihrer Kontrolle und werden nicht gespeichert.

Alle Blogbeiträge

Inhalte gut lesbar gestalten · Fehlersuche bei fehlendem Video